Cahier des charges d’une application métier : modèle à télécharger

1. Expliquer le contexte et le résultat attendu

Commencez par décrire le fonctionnement actuel et les difficultés constatées. Qui perd du temps, dans quelle étape et avec quelles conséquences ? Appuyez-vous sur des exemples anonymisés et une mesure de départ lorsqu’elle existe.

Formulez ensuite un objectif vérifiable. « Centraliser les demandes avec un statut et un responsable » permet de discuter des écrans et des droits. « Digitaliser notre activité » reste trop large pour comparer des propositions. Dans le modèle, identifiez aussi le commanditaire et la personne qui arbitre les priorités.

2. Décrire les utilisateurs, parcours et exceptions

Une liste de fonctions devient plus utile lorsqu’elle est rattachée à des rôles et à des situations. Pour chaque parcours, indiquez son déclencheur, les informations nécessaires, les étapes et le résultat attendu. Précisez qui peut consulter ou modifier le dossier.

Ajoutez les refus, annulations, dossiers incomplets et changements après validation. Pour une demande d’achat, une modification du montant peut imposer une nouvelle approbation. Cette règle doit être explicite pour éviter des interprétations différentes pendant le développement.

• Un identifiant pour chaque besoin, afin de le retrouver dans le devis et la recette.
• Une priorité : indispensable au lancement ou prévue ensuite.
• Un responsable métier capable de répondre aux questions et de valider.

3. Cadrer les données et les intégrations

Listez les objets à gérer : clients, demandes, contrats, équipements ou commandes. Pour chacun, relevez les champs indispensables, la source de référence, les volumes connus et les règles de qualité. Décrivez l’historique à conserver et la reprise attendue depuis les outils existants.

Pour une connexion ERP ou CRM, indiquez le sens des échanges, leur fréquence et le traitement des erreurs. La disponibilité d’une API, les accès, les limites d’usage et l’interlocuteur de l’éditeur sont des dépendances à identifier. Le modèle prévoit une fiche dédiée à chaque échange.

4. Rendre les exigences techniques vérifiables

Précisez les appareils et navigateurs utilisés, les périodes de forte activité, l’authentification et les règles d’accès. Définissez les opérations à tracer, les sauvegardes et les conditions de reprise. Les objectifs de disponibilité ou de rapidité doivent être associés à un contexte et à une méthode de mesure.

Évitez une exigence isolée comme « application rapide ». Préférez un parcours, un volume de données, un nombre d’utilisateurs simultanés et un seuil à convenir. Ne recopiez pas des engagements d’un autre projet : ils influencent l’architecture, l’hébergement et le budget.

5. Définir les livrables et les critères de recette

Identifiez les écrans, interfaces, imports, documentation et formations attendus. Précisez les modalités de remise du code, les dépendances tierces et l’organisation de la maintenance. Ces éléments doivent apparaître dans les propositions pour permettre une comparaison sur un périmètre commun.

Rédigez des scénarios de validation avant le développement. Exemple fictif : étant donné une demande soumise, lorsque son responsable la refuse avec un motif, son auteur voit le refus et aucun ordre d’achat n’est transmis. Notez qui teste, avec quelles données et quelle preuve de réussite.

6. Utiliser le modèle pour préparer la consultation

Complétez une première version avec les informations disponibles. Marquez les décisions non prises et leurs responsables au lieu de remplir les vides par des suppositions. Joignez des captures anonymisées, un exemple de fichier et un schéma simple du processus.

Demandez aux prestataires de distinguer inclusions, exclusions, hypothèses, dépendances et coûts récurrents. Comparez les livrables et la méthode de validation autant que le montant. Faites ensuite évoluer le document avec une date de version et un historique des décisions.